backlog

Ho ereditato un product backlog… e adesso?

Sarà capitato anche a voi.
Non sempre si ha la possibilità di partire con un progetto da 0, avendo davanti una tabula rasa.
Spesso nella nostra professione si subentra al lavoro di qualcun altro ereditando gioie e dolori di progetti già esistenti.
Se avete sperimentato questa situazione sapete di cosa parlo.
Mi è capitato già due volte di ereditare un backlog creato da altri e siccome sono certa di avere fatto errori entrambe le volte e che avrei potuto fare di meglio, penso sia giunto il momento di tirare le somme. Magari il post consentirà a voi di risparmiare tempo prezioso.

Diciamolo francamente: ereditare un product backlog realizzato da altri con user stories annesse e connesse è un po’ come per i programmatori dover mettere le mani sul codice altrui.
Difficilmente sarete entusiasti di ciò che troverete.
Non perché il vostro predecessore abbia fatto necessariamente un cattivo lavoro, semplicemente il vostro modo di formulare le user stories, di suddividere i temi o di organizzare il tutto secondo epiche è semplicemente “vostro”, ovvero personale.
E’ un po’ come riempire una lavastoviglie: ognuno lo fa a modo proprio!

Che fare in questi casi? Come procedere?
Vi condivido alcune idee, che – col senno di poi – si sono rivelate utili.

Delimitare i progetti

Partiamo da un livello “macro”. Prima di tutto è opportuno suddividere le storie in base ai progetti a cui appartengono.
Magari sarete fortunati e avrete un unico grande progetto su cui lavorare, il più delle volte tuttavia erediterete di tutto un po’.
Partite dalle basi e verificate che ogni progetto abbia un ambito chiaro e ben definito, in caso contrario dovete poter arrivare a delinearne i confini. Quindi cercate di associare ogni item a un progetto di riferimento.
Se qualcosa non torna è un indizio da seguire. Ha senso mantenere quella storia? E’ ancora valida o può essere considerata superata?

Individuare le epiche

Che siano presenti esplicitamente nel backlog o meno, lo step di individuare le epiche e formularle in maniera comprensibile a voi e al team vi aiuterà molto a chiarire le idee.
Se, ad esempio, state iniziando a lavorare su un dominio nuovo il lavoro sulle epiche sarà il primo passo per organizzare le nuove conoscenze.
Potreste non avere le idee chiare sui dettagli, ma a livello più alto vi sarete fatti una visione a 360 gradi del progetto.
Createle ex-novo o modificatele secondo le vostre necessità, ma non saltate questo passaggio. Sarà più utile di quanto pensiate anche nella comunicazione con i vari attori.
Ricordate che anche a questo livello potete effettuare dei tagli.

Distinguere le user stories da storie tecniche… o altre amenità

Su questo punto ci sarebbe da scrivere un romanzo intero!
Chiariamo qualche presupposto: un titolo non è una user story, una soluzione tecnica non è una user story, la lista della spesa sulle modifiche al layout non sono storie, un componente applicativo non è il soggetto di una user story… non vado oltre.
Ciò che intendo dire è che il vostro backlog dovrà contenere per la maggior parte delle vere user stories, pensate e formulate secondo i canoni. Controllate che sia effettivamente così.
Poi ovviamente saranno presenti anche altre cose, non ultime tutta una serie di attività tecniche. Ma è opportuno che queste siano ben distinte dalle altre, anche per verificarne il peso complessivo e poter creare il giusto mix funzionale-tecnico ad ogni sprint.
Anche le storie tecniche devono avere un perché: migliorare le performance, risolvere un bug, rendere più facili gli sviluppi futuri, garantire la stabilità della piattaforma. Se il team non è in grado di individuarne il valore da solo educateli gentilmente a questa pratica. E’ utile per tutti.

Scartare le storie che sono già soluzioni

Almeno alcuni di questi esemplari li troverete sicuramente nel backlog in eredità (sono pronta a scommettere!).
Evitatele come la peste.
Apparentemente vi hanno già risolto un problema indicando la soluzione da adottare, in realtà nascondono spesso scarsa chiarezza sui bisogni ai quali rispondono.
Se trovate user stories che sono già la soluzione al problema procedete al contrario. Risalite la corrente e andate a verificare le necessità dalle quali hanno avuto origine. Cercate chi può darvi queste risposte e se non trovate nessuno o non è possibile risalire al reale bisogno buttatele nel cestino.

Associare le user stories alle epiche

Adesso che avete definito le epiche dei vostri progetti e avete distinto gli aspetti tecnici da quelli funzionali non vi resta che associare ogni user story alla relativa epica.
Questo passaggio potrebbe portarvi anche a riformulare le epiche secondo un nuovo schema. Poco male, purché veicoli una maggiore comprensione.
Nel caso in cui qualche storia rimanga “orfana” provate a chiedervi se avete dimenticato qualche parte del progetto non censito dalle epiche o se – piuttosto – sia la storia a dover essere riconsiderata (in molti casi si rivelerà materiale di cui potete fare a meno).

Individuare le user stories di maggior valore

Siam sempre lì.
Il nostro lavoro è la celebrazione dal principio di Pareto.
Ricordate l’idea dell’80/20 applicato al backlog? E’ proprio ciò di cui sto parlando.
Per ogni epica che avete definito dovreste riuscire ad individuare le user stories fondamentali. Di certo non avranno tutte il medesimo valore.
Ordinatele secondo questo criterio e abbiate ben chiare quali sono quelle chiave. Le altre potrebbero rivelarsi superflue strada facendo.

Chiedere, chiedere, chiedere

Fate una marea di domande ai vostri stakeholder e interlocutori. Avete tutto il diritto di non capire ciò che è stato sintetizzato da altri quindi vincete il timore di passare per stupidi e – piuttosto – siatelo. Finché non capite cosa vi stanno chiedendo di portare a termine e perché, non sarete in grado di fare il bene il vostro lavoro. Quindi mettete da parte ogni remora e fatevi sotto!

Fare declutter

Alla fine di tutto questo lavoro avrete comunque la sensazione che ci sia del superfluo e di sicuro… avete ragione! Ogni occasione è buona per fare pulizia nel backlog, ma l’occasione della “prima volta” non vi ricapiterà più quindi non fatevela sfuggire.
Non temete di essere troppo radicali, buttate!
Mal che vada se si tratta di cose fondamentali le richieste torneranno ad emergere. Ma nella maggior parte dei casi ciò che pensate non sia importante non sarà più sollecitato da nessuno.
Vi consiglio solo di fare questa operazione nel momento in cui vi sentite relativamente confidenti sul dominio. Avete scelto di fare dei tagli, ma lo avete fatto consapevolmente.

Puntare all’essenziale

Questo punto è un rinforzo del paragrafo precedente. Anche se temete di eliminare qualcosa che “prima o poi viene buona”, resistete alla tentazione del “non si sa mai”.
State per iniziare un lungo viaggio. Viaggiate leggeri.
Portate con voi l’essenziale perché inevitabilmente il materiale crescerà lungo la strada del progetto.
Se invece siete così abili da avere ridotto il vostro backlog a non più di una trentina di item, vi prego contattatemi. Voglio intervistarvi e imparare i vostri trucchi!
Se al contrario vi sentite troppo timorosi per effettuare tagli sfidate voi stessi: cosa succederebbe se di tutte le storie contenute nel backlog ne cancellassimo un quarto, un terzo, la metà?

Tenere sotto controllo la dimensione

Quanti item contiene il backlog che avete davanti?
30? 50? 100? Oltre?
Questo numero può darvi delle indicazioni importanti.
Se il backlog contiene più di un centinaio di storie è difficilmente gestibile e già 100 sono un numero oneroso.
Provate a verificare se qualcosa può essere cancellato o, nel caso, accorpato. Inutile avere dettagli minuziosi su attività che verranno portate a termine tra mesi. Concentratevi su ciò che dovrà essere lavorato nell’arco dei prossimi 2-3 mesi; il resto può essere sintetizzato in epiche o temi.
Un grande backlog fa rallentare, defocalizza il team e offusca i progressi. Al contrario un backlog troppo minuto è l’indizio che o non avete lavorato bene sul futuro più prossimo o è ora di andare a fare quattro chiacchiere con i vostri stakeholder.

Verificare gli obiettivi

Provate a guardare il vostro backlog dal punto di vista degli obiettivi, non  delle epiche.
Quello che vedete è un’immagine coerente ed equilibrata?
E’ allineata con la fase del ciclo di vita del prodotto?
Questa è la “prova del 9” del product backlog.
Ci possono essere delle fasi in cui si punta maggiormente alla monetizzazione o alla riduzione dei costi, ma ci sono tanti altri criteri oltre al soldo che definiscono un buon prodotto e un’azienda vincente (market share, usabilità, scalabilità, branding, innovazione tecnologica, ecc.).
Se la quasi totalità delle vostre user story punta alla generazione di ricavi e dimentica tutto il resto è la spia che il backlog debba essere attentamente riconsiderato.

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