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Lift-off di progetto: uno strumento potente per creare comprensione comune

Che cos’è e a cosa serve il lift-off di progetto

Il lift-off è una pratica che ha 3 obiettivi principali:

  • dare forma al progetto e definirne chiaramente lo scopo (purpose)
  • creare allineamento tra le persone interessate dal progetto (alignment)
  • chiarire il contesto più ampio in cui il progetto si inserisce ed eventuali vincoli (context)

Generalmente il lift-off è un workshop che viene effettuato all’inizio di un progetto o anche in fase di avanzamento qualora uno dei tre elementi indicati sopra (obiettivi, allineamento e contesto) venga a mancare in corso d’opera.
Ad esempio potreste accorgervi di alcune perplessità durante i grooming del team…

Perché lift-off?

Il termine inglese lift-off indica il decollo.
Di fatto rappresenta una metafora dell’avvio di progetto.
E’ il momento in cui tanti aspetti devono essere coordinati a livello di sistema per garantire la riuscita dell’operazione.
Si sale tutti in aereo diretti nella medesima direzione.
Rispetto al più noto “kick-off” di progetto, il termine lift-off sottolinea il concetto che l’inizio del progetto è una fase collegiale, non individuale e che è fondamentale creare sintonia tra tutti i partecipanti.

Quanto dura?

Non esiste una regola fissa.
Il lift-off dura quanto serve e dipende dall’entità del progetto, dal grado di conoscenza del team e dai rischi.
Diciamo che la durata minima corrisponde a mezza giornata (è il tempo necessario per attraversare tutti gli step del workshop) ma in alcuni casi il meeting può essere esteso anche a una settimana.

Chi partecipa al lift-off di progetto

Ovviamente la composizione dei partecipanti può variare a seconda del tipo di progetto e quando viene fatto, ma in generale è utile mettere insieme tutti coloro che sono essenziali per il suo successo.
E’ particolarmente utile avere una composizione d’aula variegata: il business owner, il team, product managers, business analyst, in generale la comunità di progetto e – se possibile – i clienti stessi.
Avere nel lift-off solo le persone appartenenti al proprio team non vi consentirà di sfruttare a pieno la potenza di questo strumento.

Cosa preparare prima del meeting

Una serie di materiali fungeranno da supporto e da information radiator nel corso dell’incontro. Per questo motivo è opportuno che siano preparati prima dell’inizio. Possono essere lavagne o fogli di grandi dimensioni in cui andremo a raccogliere i post-it prodotti dai partecipanti.

Questi “contenitori” che vengono predisposti dal facilitatore verranno svelati mano a mano che il lift-off procede e riguardano i 3 aspetti principali sui quali verte l’incontro:
– il perché del progetto
– il cosa del progetto
– il contesto in cui il progetto si inserisce

Ovviamente devono poi essere disponibili tutti gli strumenti necessari per il lavoro: penne, post-it e generi di conforto vari per le pause.
La scelta della logistica è un aspetto importante di questo processo.

Come iniziare

E’ opportuno che l’incontro sia condotto da un facilitatore, possibilmente esterno al progetto.
All’inizio il facilitatore illustrerà ai partecipanti che cos’è la pratica del lift-off e quali benefici offre.
Ribadirà inoltre alcune regole (ad. esempio evitare l’uso di cellulari e laptop, scrivere sui post-it dubbie e domande, ecc.).
Non c’è un modo che va bene o no. E’ però importante che i partecipanti capiscano che il valore di questo meeting sta nel mettere a fattor comune i diversi punti di vista e farli dialogare; i post-it non sono altro che “gettoni di discussione”.

Come si svolge l’incontro

Non esistono delle regole fisse in questo senso e possono essere vari gli strumenti utilizzati nel lift-off.
Io vi racconto un format articolato in 4 fasi, che mi sembra particolarmente efficace.

1. Individuare lo SCOPO

Ai partecipanti viene posta una prima domanda:
qual è lo scopo del progetto?

In questa fase si lavora sul “perché” e sulla vision del progetto.
Ognuno  ha qualche minuto a disposizione per scrivere le proprie risposte sui post-it.
Una volta terminata questa fase individuale i post-it vengono posizionati dove possono essere visibili a tutti.
Chi attacca il proprio post-it è invitato a spiegarlo agli altri e mano a mano le risposte vengono raggruppate per cluster.

2. Creare un ELEVATOR PITCH

Qui il facilitatore spiega che cos’è un elevator pitch, fornisce qualche esempio e invita ad utilizzare il formato standard, ovvero:

PER – [indicare il cliente]
CHE – [presentare i bisogni/le caratteristiche distintive]
il PROGETTO [nome del progetto in questione]
E’ – [definire la categoria di prodotto/servizio]
CHE – [indicare le caratteristiche distintive della soluzione proposta]

La condivisione dell’elevator pitch ha lo scopo di creare allineamento tra i partecipanti.
In questa fase ci si sta concentrando più specificamente sulla mission del progetto, sul cosa si sta andando a costruire.
Se vengono individuate diverse tipologie di clienti con bisogni differenti è opportuno seguire il format del pitch per ognuno di essi.

Al termine di questa fase il facilitatore può ripercorrere tutto ciò che è stato esplicitato per i vari clienti e prendere l’occasione di sottolineare cosa è stato scoperto di nuovo mettendo a fattor comune i diversi punti di vista.

3. Definire i VICINI DI CASA

Chi sono tutti i possibili stakeholder del progetto in questione?
Qual è il sistema complessivo in cui il progetto si inserisce?
E’ importante anche in questo caso arrivare a condividere la visione d’insieme.
Ai partecipanti viene chiesto di individuare tutte le parti coinvolte direttamente o indirettamente dal progetto al fine di esplicitarne dipendenze esterne, vincoli, confini, necessità in termini di risorse, ecc.

Una volta definiti i “vicini di casa” sarà molto più facile provare a formulare degli use cases.

4. Scoprire cosa non ci fa dormire la notte…

E’ questa la fase in cui – se non dovessero essere già emerse nella terza parte dell’incontro – vengono esplicitate le principali problematiche, i rischi e in generale tutto ciò che può andare storto.
Anche in questo caso ci avvaliamo dei post-it e delle idee individuali condivise poi con il gruppo.
E’ una fase molto importante per rendere esplicite le aspettative degli attori coinvolti che dovranno essere gestite durante il progetto.

Conclusione

Al termine dell’incontro è sempre buona norma chiedere un feedback ai partecipanti sull’utilità del meeting (in termini di ritorno per il tempo investito) e su come poterlo migliorare in futuro (chiedete cosa ha senso mantenere, aggiungere o togliere).

Se siete interessati ad approfondire l’argomento questo è il libro che fa per voi: “Liftoff: Launching Agile Teams & Projects” di Diana Larsen

Business Model Canvas per modellare progetti e organizzazioni

Business Model Canvas: cos’è e a cosa serve

Che cos’è un canvas?  Letteralmente è una tela, un canovaccio, un template potremmo dire per rendere l’idea.
Il business model canvas è uno schema che consente sia di mostrare il funzionamento di organizzazioni esistenti sia di progettare nuovi modelli di business da zero.
Il business model canvas descrive come un’azienda crea, produce e acquisisce valore.
Il suo valore intrinseco sta nel fatto di essere uno strumento visuale, semplice, sintetico e duttile che si rivela un mezzo molto efficace di condivisione e comunicazione delle idee.
Dimenticate quindi le presentazioni power point, i documenti di requisiti e le risme di allegati; basta uno schema su un foglio A4 per promuovere il vostro prossimo progetto.

Business Model Canvas: il concetto di valore

Prima di iniziare ad utilizzare il canvas e tutte le sue potenzialità è necessario dedicare del tempo a queste domande:

  • Chi è il nostro cliente? O chi sono i nostri clienti
  • Di cosa ha necessità? Qual è il risultato che ha bisogno di ottenere?

Le risposte a queste domande sono le fondamenta del nostro modello di business, quindi non abbiate fretta e dedicate tutto il tempo che vi serve per sviscerare gli aspetti da tenere in considerazione.

Un concetto-chiave che sta alla base del business model è infatti la necessità di definire il valore dal punto di vista del cliente, non con gli occhi dell’azienda che eroga il prodotto/servizio.

Business Model Canvas: i 9 blocchi

Una volta individuato il nostro cliente-tipo o i nostri clienti-tipo ed i relativi bisogni siamo pronti per approfondire i 9 blocchi costitutivi dello schema, ovvero:

Clienti

Sono la ragion d’essere stessa dell’organizzazione e possono corrispondere ad uno o più profili.

Valore offerto

Il valore che il cliente percepisce nello scegliere un’azienda piuttosto che un’altra (ad es.: comodità, prezzo, design, brand/status, minori costi, minori rischi, personalizzazione, performance, accessibilità, usabilità, ecc.).

Canali

I canali di comunicazione, distribuzione e canali di vendita sono il punto di contatto principale con i clienti.

Relazioni con i clienti

Possono essere di vario tipo (e convivere tra loro): personali, automatizzate, self-service, mediante community o di co-creazione con l’utente finale.

Ricavi

Derivano600 da vendita di beni, affitto/noleggio, canoni di servizio o di abbonamento, licenze, diritti di intermediazione o advertising.

Risorse chiave

Distinte in risorse umane, materiali, intellettuali e finanziarie.

Attività chiave

Ovvero ciò che l’azienda deve fare per far funzionare il proprio business; attività di produzione, vendita, consulenza/soluzione di problemi, supporto, ecc.

Partner chiave

Soggetti terzi che permettono di rendere efficace un business model (attraverso economie di scala, risparmio costi, ecc.).

Costi

Tutte le voci di spesa necessarie per portare avanti l’attività.

Business Model: come utilizzarlo

Uno degli aspetti più interessanti del canvas è come dicevo la sua duttilità. Si può utilizzare in situazioni disparate.
Vi faccio qualche esempio:

  • descrivere il funzionamento della propria azienda, di organizzazioni esistenti, competitor, ecc.
  • studiare modelli di business alternativi
  • progettare un nuovo prodotto/servizio
  • riprogettare il proprio modello di business
  • introdurre dei cambiamenti nell’organizzazione esistente

Il successo di questo strumento ha fatto sì che il suo impiego si sia esteso anche in ambiti non strettamente business.
Lo stesso creatore del canvas – Alex Osterwalder – racconta in “Business Model You” come utilizzare questo semplice schema per cambiare lavoro o cambiare vita.

Come il canvas può essere utile al Product Owner

Anche in un caso così specifico gli impieghi possono essere svariati.
Vi do giusto qualche spunto a riguardo.
Dal mio punto di vista è un ottimo strumento di comunicazione con il management.
E’ sintetico, veloce, permette di farsi un’idea a colpo d’occhio dei punti di forza di un prodotto/servizio e può essere agevolmente modificato per esplorare alternative.

Ma la sua forza non è limitata ad essere un semplice strumento di condivisione aziendale, può essere impiegato con successo anche nella gestione delle aspettative degli stakeholder di progetto.

Nei confronti del team di sviluppo è uno strumento utilissimo di allineamento perché consente di esplorare gli obiettivi e l’ambito di progetto, favorisce la comprensione della big picture, ma allo stesso tempo invita alla discussione, all’esercizio critico e alla condivisione di idee innovative.

E’ difficile trasmettere in un post quali benefici possa portare il canvas.
Si corre il rischio di sembrare un po’ invasati (tool-addicted)… ma posso dire che vale la pena fare qualche tentativo in prima persona per sperimentarne i vantaggi.
Per iniziare potete sempre ispirarvi ai tanti esempi disponibili in rete.

Dalla vision al Backlog con la Vision Board

Come si procede dalla vision iniziale alla formulazione delle singole user stories?
Quali sono i passi da seguire?

Venerdì 14 marzo si è tenuto al Politecnico di Milano una conferenza dal titolo “Agile for Innovation” aperta da uno speech di Roman Pichler sulla strategia agile di prodotto.

Il primo consiglio di Pichler è di non saltare subito all’esecuzione, bensì dedicare tempo alla formulazione di una strategia, a definire il percorso verso gli obiettivi prefissati.
Abbiamo una vision, una “big picture”, un’idea sfidante che è la nostra meta.
A questo punto è importante rispondere ad alcune domande fondamentali per elaborare la strategia: chi, perché, cosa, qual è il risultato atteso?

Proviamo a chiederci:

Chi sono gli utenti?
Ma anche chi sono i clienti, ovvero coloro che pagheranno per il nostro prodotto (non è detto che chi paga coincida sempre con l’utilizzatore finale…).

Per quale motivo potrebbero essere interessati ad usare il  prodotto? 

Perché dovrebbero comprarlo?

Che cosa rende unico il prodotto? 

Esploriamo la value proposition….
Quali sono le sue caratteristiche chiave?
E’ importante rimanere ad alto livello in questa fase; definiamo 3 key features, massimo 5.

Quali sono gli obiettivi di business? 

Per quale motivo dovremmo investire in questo progetto i nostri soldi invece che in altro?

Per guidarci nella risposta a questi quesiti Pichler ha elaborato un tool semplice e potente che può essere applicato in svariati ambiti:
la Vision Board.
E’ un foglio A4 che contiene una tabella divisa in 5 aree:
– la vision
– il target
– i bisogni che il prodotto soddisfa
– le caratteristiche chiave del prodotto
– gli obiettivi di business

Una volta che la strategia è delineata siamo pronti a partire?
Non ancora!
La vision board traduce l’idea iniziale in una strategia, ma prima di arrivare al backlog e alle singole user stories è opportuno prevedere una fase di test.
La strategia contiene indubbiamente delle ipotesi.
Fate un esame di quali sono le principali assunzioni che avete fatto ed elencate i possibili rischi. Metteteli in ordine di priorità (per esempio in base alla gravità dell’effetto che possono produrre) e procedete con interviste ad utenti e clienti.

Il vero lavoro è questo: non implementare il prodotto, ma testarne il prima possibile le idee e le assunzioni (un punto di vista molto simile a quello di Eric Ries…).
In questo modo la strategia non è scolpita per sempre nella pietra, ma emerge e si arricchisce in base ai feedback degli utenti.

… e se proprio doveste accorgervi di essere fuori strada, potete sempre cambiare rotta o abortire del tutto il progetto con perdite assai contenute (comunque ben prima della fase più costosa, lo sviluppo!)