Un momento fondamentale in fase di avvio di progetto è il cosiddetto “business planning“, quando si definisce il problema da risolvere o l’opportunità di mercato da cogliere. Si badi bene: parliamo di definire chiaramente il problema, non di prospettare già la soluzione da adottare (come troppo spesso viene invece fatto in questa fase iniziale).
Tutti coloro che sono interessati in qualche misura dal progetto (cliente, sponsor, team di lavoro, project leader, ecc.) lavorano per il suo successo. Molto spesso tuttavia questa idea di “successo” assume forme svariate nella testa delle persone coinvolte.
Senza condivisione di intenti non c’è dubbio che le incertezze e le conflittualità finiranno per essere all’ordine del giorno.
Ecco perché è fondamentale definire a priori i criteri di successo di un progetto, condividerli con tutti gli interessati e – auspicabilmente – tracciarli per iscritto.
Prima di partire con le attività vere e proprie tutte le persone coinvolte devono avere un’idea chiara di qual è l’obiettivo comune. Che cosa considereremo un successo? Quali caratteristiche ha? Quali risultati dovranno essere raggiunti perché il progetto possa essere definito “di successo”?
La risposta a queste domande non è sempre ovvia ed è opportuno sia il frutto di un’elaborazione comune.
Offrirà le più preziose linee guida alla progettazione e allo sviluppo per tutta la durata del progetto.
Quindi come definiamo i criteri di successo?
Formulando esplicitamente obiettivi che abbiano le seguenti caratteristiche:
- specificità
- chiarezza
- misurabilità
- un’orizzonte temporale di riferimento
Facciamo qualche esempio:
- aumentare del 5% in 6 mesi le vendite online mediante revisione del processo d’acquisto
- ridurre del 10% entro fine anno le chiamate al call center di assistenza
Troppo spesso ho partecipato a progetti in cui, a distanza di mesi dal rilascio, il team di lavoro non aveva minimamente il polso della situazione su “come stessero andando le cose”. E’ così difficile raggiungere questo livello di trasparenza? Io penso di no…
Semplicemente non in tutte le realtà professionali si usa rendere i target evidenti all’azienda intera o – peggio – si tende ad avviare i progetti senza averli formulati compiutamente.
Eppure dichiarare e condividere i criteri di successo offre numerosi vantaggi:
- crea un obiettivo comune a tutti e lo rende concreto
- crea un riferimento in base al quale i team di lavoro possono prendere autonomamente delle decisioni in fase di progettazione e sviluppo
- assicura che i committenti alla fine del progetto giudichino i risultati in relazione agli obiettivi quantitativi condivisi e non sulla base di qualche percezione del momento (alzi la mano chi non ha mai ricevuto obiezioni di questo tipo)
- offre a tutti – anche alle funzioni non coinvolte – una prospettiva sui benefici che ne potrà trarre l’azienda nel suo complesso
Vi sembra poco? A me no!
Se tutti i progetti sui quali lavoriamo partissero con una “meta” così chiara il “viaggio” sarebbe certamente più piacevole, veloce ed appagante. Peraltro dare un volto al successo e formulare degli obiettivi è buona pratica nel lavoro, così come nella vita. Non sono mai stata una campionessa in questo senso ma “ci sto lavorando” ;-)
Nota: considerazioni liberamente tratte dalla lettura di “Effective UI“, Anderson, McRee, Wilson & the Effective UI Team
