Backlog declutter 1: da dove partire per riordinare

Come i Product Owner possono mettere ordine nei requisiti mediante l’utilizzo del metodo KonMari 

Backlog e declutter, un binomio curioso.
Questo post è la trascrizione di un mio intervento allo IAD 2016. Datato sì, ma sempre attuale; soprattutto di questi tempi in cui abbiamo tanto tempo per fare ordine …
Il topic è nato combinando 2 interessi diversi: uno per la product ownership e l’altro per la lettura. 
Sono una lettrice compulsiva e qualche anno fa mi sono imbattuta in un libro curioso – “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo – mentre ero alla ricerca di strumenti che semplificassero la mia vita e mi facessero sentire più leggera. 
Ma cosa diavolo c’entra un volume che ti insegna a fare ordine in casa con la gestione del product backlog? C’entra c’entra, più di quel che pensate…

Struttura del backlog

Partiamo dal backlog: è quell’artefatto che raccoglie tutti i requisiti di prodotto ordinati secondo priorità.
Diamo ora un’occhiata alla sua struttura.

Come vedete nell’immagine la granularità delle user stories è più elevata in alto (sono quelle prossime alla lavorazione) e minore mano a mano che si procede verso il basso e quindi si va più avanti nel tempo.
Altra caratteristica di questa rappresentazione è che si tratta di un elenco contenuto.
Non è tutto il possibile e l’immaginabile che riguarda il prodotto, è una selezione di ciò che produce valore per gli utilizzatori (non si tratta di una lista della spesa!). 

Com’è fatto il backlog ideale

Le caratteristiche di un backlog “da manuale” sono queste: 

  • essere dettagliato correttamente (rispettare la granularità decrescente che abbiamo visto prima)
  • avere user stories stimate al proprio interno
  • essere aperto ad accogliere nuove idee e stimoli (mantenere la caratteristica di artefatto vivente)
  • rispettare le priorità

Ma nella pratica quanti di voi hanno un backlog così ordinato?
Il vostro backlog ha davvero queste caratteristiche?
E’ possibile farsi un’idea del suo contenuto in 3 minuti?

La domanda non è peregrina… tempo fa è arrivato in azienda un nuovo manager nella funzione IT. E’ andato a conoscere i vari team e ha fatto ai PO una domanda molto semplice: “se do un’occhiata al vostro backlog sono in grado di farmi un’idea al volo dei progetti su cui state lavorando e lavorerete nel prossimo futuro?” 
La domanda di per sé è semplice, ma la risposta? 
Tutti i nostri backlog sono accessibili e possono essere consultati da chiunque in azienda, ma sono davvero comprensibili? Chi li vede per la prima volta può farsi un’idea al volo? 

Il mio backlog è esploso… e adesso?

Spesso non è così e sono tanti i motivi per cui un backlog può sfuggire al controllo.
Ma non preoccupatevi; la buona notizia è che possiamo intervenire in qualsiasi momento e riprendere le redini della situazione.
A venirmi in soccorso è stato proprio il caso letterario di questa autrice giapponese che si definisce una consulente domestica e ha venduto milioni di copie in tutto il mondo.
Ho provato ad applicare alcuni consigli e tecniche mutuati dalla gestione degli spazi fisici al mio backlog e ne ho tratto grandi benefici.

Il clutter nel backlog

Il clutter è disordine, confusione, tutto ciò che non serve ma si trova nel nostro ambiente.
C’è anche chi lo definisce come “decisioni rimandate”.
Fare declutter significa portare ordine, liberarsi di oggetti vecchi ed ingombranti e portare alla luce ciò che è realmente di valore per noi.
Penso che a questo punto vi sia chiaro il perché leggendo il libro mi si sia accesa una lampadina…
Non è esattamente il lavoro di un PO questo? Comprendere e selezionare cosa valorizza veramente un prodotto.

Fare un assessment del backlog

Come in ogni operazione di riordino che si rispetti si parte da una valutazione dello stato attuale. Dobbiamo prendere consapevolezza.
Il primo invito che vi faccio è condurre un’analisi del vostro backlog.
Proviamo ad analizzarlo rispetto a passato, presente e futuro.

Cosa è entrato in passato nel backlog e cosa ha senso che rimanga in questo preciso momento? 
Quanto è opportuno che guardi in là il mio backlog? 

Cominciate a fare una valutazione oggettiva del vostro backlog: quanti item contiene al suo interno? 30? 50? 100?
Ovviamente il numero può dipendere da tanti fattori – il prodotto che seguite, la dimensione dell’azienda, l’organizzazione della stessa – ma tenete presente che oltre una certa soglia si verificano in ogni caso dei problemi.
Un esempio? Un backlog con un centinaio di item e un team che ne lavora 5/6 ad ogni iterazione si traduce in un’attività che cuba quasi un anno.
Siamo così certi che nulla cambi nel frattempo?

Backlog di grandi dimensioni: inconvenienti

Uno dei primi effetti collaterali è che il backlog perde la caratteristica di essere emergente. 
Quando la dimensione va oltre una certa soglia si verificano comunque delle disfunzioni: è difficile avere una visione globale e unitaria di tutto ciò che è presente al suo interno.
Si crea un effetto buco nero, ovvero più caos c’è e più tende a entrarne perché si è superata la soglia di contenimento.
L’altro grosso problema è che essendo già pieno difficilmente lascia spazio all’innovazione.

Abbiamo valutato lo stato di salute del nostro backlog, vediamo ora come le pratiche di declutter possono aiutarci a risolvere il problema.
Incredibile come i consigli per il riordino degli armadi offrano supporto ai PO “congestionati”.

Pianificare il riordino 

Uno dei primi suggerimenti è che dovete pianificare questo tipo di attività.
Non pensate di fare il riordino del backlog piano piano e poco per volta perché questo approccio non porta dei risultati tangibili (parlo ahimè per esperienza). 

E’ un’operazione time-boxed a tutti gli effetti quindi dovete darvi una scadenza né troppo stringente né troppo lasca.
Dovete pianificare dei momenti di questo tipo per poterlo fare effettivamente, metteteli in agenda, se potete coinvolgete anche il team.
Evitate un’attività a spizzichi e bocconi perché questo non porta a un reale cambiamento. Facendo ordine in modo radicale cambiate la vostra forma mentis e la struttura del vostro backlog.

Visualizzare il caos

Un altro consiglio è che tutto deve essere visibile.
Questo è un principio che dovremmo già conoscere perché è affine alle metodologie agili. 

Quando questa operazione viene fatta in casa si parte dai vestiti.
Tutti vengono tirati fuori dagli armadi e posti su letto in modo da poter vedere la montagna che si crea. Stessa cosa per le librerie; tutti i libri sul pavimento. 

Ci dobbiamo confrontare con il caos, dobbiamo “sporcarci le mani”. 
Fate in modo che gli item del backlog siano stampati su un supporto fisico.
Dovete poter giocare con le carte, valutare effettivamente quante sono e vederle dispiegate davanti a voi perché in un secondo momento dovranno essere organizzate. 

Quando mi sono trovata di fronte a 300 card e oltre ho capito di avere un problema…

Eliminare prima di riordinare

Da dove si parte? Prima viene il buttare!
Il riordino è un’operazione solo successiva. 

Questo è il momento in cui interveniamo sulla dimensione del backlog e il numero di item al suo interno per riportarli sotto controllo.
Qui vi stupirete di quanto si possono snellire i backlog.

Da cosa partiamo? Esistono indubbiamente in tutti i nostri backlog una serie di elementi che possono essere tranquillamente cestinati senza timore.
Vi porto qualche esempio… vi può capitare di trovare di tutto: item che nel frattempo sono chiusi perché sono stati lavorati insieme ad altri, attività che sono rimaste nel backlog ma che in realtà sono state portate a termine, duplicati, user stories che rimangono lì per mesi e mesi… si tratta evidentemente di item che hanno un valore inferiore rispetto tutto quello che viene lavorato quindi questo ci dà un’indicazione importante.
Il tempo di permanenza nel backlog è un criterio che dobbiamo sempre tenere presente.
E’ come un vestito che non viene più messo da anni, oltre una certa soglia si può buttare buttare senza pensieri.

Ma quali criteri adottare per fare questa radicale operazione di eliminazione?
Lo vediamo nella seconda parte di questo post!

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