Backlog declutter 2: come mettere ordine tra le user stories

Come scegliere i requisiti da tenere seguendo il criterio della felicità… dei clienti!

Questa è la seconda parte di un post dedicato al declutter del backlog.
Qui, se ve la siete persa, trovate la prima parte.

Ci siamo lasciati parlando di user stories che hanno campeggiato troppo a lungo nel product backlog senza mai essere state portate in priorità. 
Vediamo quali altri casi sono buoni candidati per l’eliminazione.

Le user stories che ho nel mio backlog  hanno individuato un soggetto reale?
Stiamo parlando di persone o di moduli?
Si tratta di un’attività di valore?
Abbiamo individuato un reale bisogno o solo una soluzione tecnica?
Queste storie sono ottimi spunti per fare pulizia.
E poi la coerenza con la strategia generale. Potremmo avere in realtà degli item così vecchi che sono ormai superati perché le strategie aziendali hanno preso una direzione differente.

Sono tutte considerazioni che possiamo fare.
Non temete di eliminare troppo, non rimarrete mai senza nulla…
Se invece vi sentite sopraffati dall’impresa non scoraggiatevi. 
C’è sempre chi ha affrontato di peggio, come nel caso di una transizione a LESS in cui si è passati da 508 item a 23 user stories. Qui probabilmente si erano spinti un po’ troppo in là con la granularità, però è un buon esempio del fatto che è possibile fare un’operazione significativa di pulizia. 
Come? Seguendo gli step che stiamo percorrendo noi… hanno fatto un lavoro colleggiale, hanno stampato tutti gli item e li hanno classificati, che è esattamente il passo successivo.

Adesso con tutte le card davanti a noi concentriamoci su quali criteri utilizzare nel processo di eliminazione.

Categorizzare le user stories

Per fare ordine dopo la fase dell’eliminazione si passa al categorizzare. 
Riordinare per categoria è un altro principio cardine nella gestione del clutter fisico. 
Non si riordina stanza per stanza ma categoria per categoria: vestiti, libri carte, ricordi.
Andremo a individuare delle categorie e a classificare gli item uno alla volta. 
Ognuno di voi dovrà trovare il criterio che meglio si adatta al proprio caso. 

Ecco qualche idea: categorizzate per epiche, step dello user journey, impatti, stakeholder o obiettivi di business. Potete focalizzarvi sul contenuto, sul valore, sugli interlocutori e molto altro. 
Il mio consiglio fondamentalmente è di provare varie classificazioni e vedere quella che meglio si adatta al vostro caso. Personalmente ho iniziato utilizzando gli step del processo poi mi sono resa conto che non era esattamente ciò di cui avevo bisogno, era troppo vincolante mentre mi sono trovata molto meglio con quelli focalizzate sulla parte dei contenuti.

Mettere a confronto

Una volta che siete riusciti a categorizzare le vostre storie dovete fare un lavoro all’interno di ognuna di queste categorie e procedere per confronti.
In sostanza avete definito dei sotto raggruppamenti nel backlog e in ognuno di questi fate un lavoro di prioritizzazione.
Potreste scoprire anche in questa fase che qualcosa può essere ancora eliminato. Ad esempio se provassimo a vedere ognuna di queste categorie attraverso il principio di Pareto qual è il 20% delle user stories che producono 80% del valore?
Quali sono dei must? Quali should o could?
Siamo in grado di individuare i must-have per gli utenti e quelle storie che invece possono fare la differenza ed essere dei delighters?
Trovate il focus!
Provate a riconsiderare ognuna di queste categorie sulla base di varie tecniche di prioritizzazione. Più una… che ho tenuto a parte.

La felicità come criterio di scelta

Questa è un’idea mutuata proprio dal declutter: non dovremmo scegliere che cosa buttare bensì scegliere cosa tenere. E il criterio in questo caso è conservare solo ciò che ci rende felici, che ci fa sentire bene, che ci risuona emotivamente.
Non voglio prendere una deriva new-age fricchettona, dico solo che questa idea può essere trasposta nella gestione del backlog.
Quanta felicità una determinata storia porta ai nostri utenti?
In una scala di felicità siamo sicuri che l’ordinamento che ci siamo dati sia quello corretto? Riesco a produrre un impatto significativo nei miei utenti?

Continuare a prendersi cura

Bene una volta che abbiamo fatto questo repulisti, abbiamo organizzato i nostri item per categorie e abbiamo dato anche un ordine di priorità guardiamo con un occhio più attento ogni singolo elemento che abbiamo conservato.

Dobbiamo verificare che sia tutto effettivamente in ordine. Andare a vedere se ognuno di questi item che abbiamo conservato è completo, ha la struttura corretta, se abbiamo individuato realmente chi sono gli interlocutori e quali sono i loro bisogni.
E capire se sono coerenti con lo scenario attuale.

Una delle cose che si possono fare è focalizzarsi sulla prossima release di prodotto e cercare di associare al backlog una roadmap di prodotto per gli sviluppi più avanti nel tempo. 
Anche qui facciamoci delle domande per verificare che effettivamente quello che abbiamo conservato sia in buono stato: abbiamo tenuto conto di tutti gli interlocutori?
Abbiamo individuato bisogni espliciti ed impliciti?
Tutto questo è coerente con la strategia più generale?

Dopodichè non ci resta che…

Evitare le ricadute

Bisogna evitare di tornare nella situazione dalla quale siamo partiti. Come possiamo farlo? Dobbiamo avere attenzione nei confronti di ciò che a questo punto entra all’interno del backlog. E qui possiamo cogliere diversi spunti.
Diamoci una finestra temporale. In un armadio teniamo i vestiti per la stagione in corso, perché non nel backlog?
Facciamo in modo che il nostro backlog sia focalizzato sui prossimi tre mesi massimo sei mesi magari.

Utilizziamo un criterio che definisca esattamente che cosa è pronto per il backlog e tutto quello che non lo è può essere inserito in una sorta di waiting box / may be box (un contenitore dove inseriamo tutta una serie di buone idee da cui potremmo andare a pescare successivamente).

Teniamo sott’occhio la ratio delle cose che entrano ed escono oppure diamo un limite esplicito al nostro backlog. Alcuni ad esempio si impongono una certa soglia oltre la quale non andare proprio perché appunto la visione complessiva del backlog si sfilaccia.

Vedere l’ordine

Un altro suggerimento che potrebbe esservi d’aiuto nel mantenere l’ordine è tenere sotto controllo il backlog utilizzando diverse modalità di visualizzazione.

Chi ha letto il libro di Marie Kondo sa che uno dei consigli più preziosi e totalmente controintuitivi è disporre gli indumenti nei cassetti in un modo diverso che uno sopra l’altro bensì in verticale.


Questa idea mi ha fatto riflettere e mi sono resa conto che a volte siamo troppo condizionati dalla strumento che utilizziamo per gestire il backlog.
Proviamo ad andare oltre jira e tool simili che mostrano il backlog come una lunga lista di item.
Vi invito a sperimentare modalità alternative che tengano conto non solo della quantità ma anche del contenuto del backlog.

Non voglio sapere semplicemente quanti item ho ma vorrei capire anche meglio come sono distribuiti sui vari contenuti.
Ricordate le categorie di cui abbiamo parlato prima? Voglio capire che tipo di gerarchia esiste tra i vari elementi, voglio avere più visibilità delle connessioni, voglio vedere la granularità. 

Qui le possibilità sono svariate: dal classico backlog analogico su parete, alla modalità story mapping, mappe mentali e mappe ad albero.
In questa presentazione potete vedere i vari spunti che ho solo raccolto alcuni spunti ma sono curiosa di capire se voi ne vedete altri o ne avete magari già utilizzato alcuni che ritenete particolarmente efficaci.

Backlog declutter 1: da dove partire per riordinare

Come i Product Owner possono mettere ordine nei requisiti mediante l’utilizzo del metodo KonMari 

Backlog e declutter, un binomio curioso.
Questo post è la trascrizione di un mio intervento allo IAD 2016. Datato sì, ma sempre attuale; soprattutto di questi tempi in cui abbiamo tanto tempo per fare ordine …
Il topic è nato combinando 2 interessi diversi: uno per la product ownership e l’altro per la lettura. 
Sono una lettrice compulsiva e qualche anno fa mi sono imbattuta in un libro curioso – “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo – mentre ero alla ricerca di strumenti che semplificassero la mia vita e mi facessero sentire più leggera. 
Ma cosa diavolo c’entra un volume che ti insegna a fare ordine in casa con la gestione del product backlog? C’entra c’entra, più di quel che pensate…

Struttura del backlog

Partiamo dal backlog: è quell’artefatto che raccoglie tutti i requisiti di prodotto ordinati secondo priorità.
Diamo ora un’occhiata alla sua struttura.

Come vedete nell’immagine la granularità delle user stories è più elevata in alto (sono quelle prossime alla lavorazione) e minore mano a mano che si procede verso il basso e quindi si va più avanti nel tempo.
Altra caratteristica di questa rappresentazione è che si tratta di un elenco contenuto.
Non è tutto il possibile e l’immaginabile che riguarda il prodotto, è una selezione di ciò che produce valore per gli utilizzatori (non si tratta di una lista della spesa!). 

Com’è fatto il backlog ideale

Le caratteristiche di un backlog “da manuale” sono queste: 

  • essere dettagliato correttamente (rispettare la granularità decrescente che abbiamo visto prima)
  • avere user stories stimate al proprio interno
  • essere aperto ad accogliere nuove idee e stimoli (mantenere la caratteristica di artefatto vivente)
  • rispettare le priorità

Ma nella pratica quanti di voi hanno un backlog così ordinato?
Il vostro backlog ha davvero queste caratteristiche?
E’ possibile farsi un’idea del suo contenuto in 3 minuti?

La domanda non è peregrina… tempo fa è arrivato in azienda un nuovo manager nella funzione IT. E’ andato a conoscere i vari team e ha fatto ai PO una domanda molto semplice: “se do un’occhiata al vostro backlog sono in grado di farmi un’idea al volo dei progetti su cui state lavorando e lavorerete nel prossimo futuro?” 
La domanda di per sé è semplice, ma la risposta? 
Tutti i nostri backlog sono accessibili e possono essere consultati da chiunque in azienda, ma sono davvero comprensibili? Chi li vede per la prima volta può farsi un’idea al volo? 

Il mio backlog è esploso… e adesso?

Spesso non è così e sono tanti i motivi per cui un backlog può sfuggire al controllo.
Ma non preoccupatevi; la buona notizia è che possiamo intervenire in qualsiasi momento e riprendere le redini della situazione.
A venirmi in soccorso è stato proprio il caso letterario di questa autrice giapponese che si definisce una consulente domestica e ha venduto milioni di copie in tutto il mondo.
Ho provato ad applicare alcuni consigli e tecniche mutuati dalla gestione degli spazi fisici al mio backlog e ne ho tratto grandi benefici.

Il clutter nel backlog

Il clutter è disordine, confusione, tutto ciò che non serve ma si trova nel nostro ambiente.
C’è anche chi lo definisce come “decisioni rimandate”.
Fare declutter significa portare ordine, liberarsi di oggetti vecchi ed ingombranti e portare alla luce ciò che è realmente di valore per noi.
Penso che a questo punto vi sia chiaro il perché leggendo il libro mi si sia accesa una lampadina…
Non è esattamente il lavoro di un PO questo? Comprendere e selezionare cosa valorizza veramente un prodotto.

Fare un assessment del backlog

Come in ogni operazione di riordino che si rispetti si parte da una valutazione dello stato attuale. Dobbiamo prendere consapevolezza.
Il primo invito che vi faccio è condurre un’analisi del vostro backlog.
Proviamo ad analizzarlo rispetto a passato, presente e futuro.

Cosa è entrato in passato nel backlog e cosa ha senso che rimanga in questo preciso momento? 
Quanto è opportuno che guardi in là il mio backlog? 

Cominciate a fare una valutazione oggettiva del vostro backlog: quanti item contiene al suo interno? 30? 50? 100?
Ovviamente il numero può dipendere da tanti fattori – il prodotto che seguite, la dimensione dell’azienda, l’organizzazione della stessa – ma tenete presente che oltre una certa soglia si verificano in ogni caso dei problemi.
Un esempio? Un backlog con un centinaio di item e un team che ne lavora 5/6 ad ogni iterazione si traduce in un’attività che cuba quasi un anno.
Siamo così certi che nulla cambi nel frattempo?

Backlog di grandi dimensioni: inconvenienti

Uno dei primi effetti collaterali è che il backlog perde la caratteristica di essere emergente. 
Quando la dimensione va oltre una certa soglia si verificano comunque delle disfunzioni: è difficile avere una visione globale e unitaria di tutto ciò che è presente al suo interno.
Si crea un effetto buco nero, ovvero più caos c’è e più tende a entrarne perché si è superata la soglia di contenimento.
L’altro grosso problema è che essendo già pieno difficilmente lascia spazio all’innovazione.

Abbiamo valutato lo stato di salute del nostro backlog, vediamo ora come le pratiche di declutter possono aiutarci a risolvere il problema.
Incredibile come i consigli per il riordino degli armadi offrano supporto ai PO “congestionati”.

Pianificare il riordino 

Uno dei primi suggerimenti è che dovete pianificare questo tipo di attività.
Non pensate di fare il riordino del backlog piano piano e poco per volta perché questo approccio non porta dei risultati tangibili (parlo ahimè per esperienza). 

E’ un’operazione time-boxed a tutti gli effetti quindi dovete darvi una scadenza né troppo stringente né troppo lasca.
Dovete pianificare dei momenti di questo tipo per poterlo fare effettivamente, metteteli in agenda, se potete coinvolgete anche il team.
Evitate un’attività a spizzichi e bocconi perché questo non porta a un reale cambiamento. Facendo ordine in modo radicale cambiate la vostra forma mentis e la struttura del vostro backlog.

Visualizzare il caos

Un altro consiglio è che tutto deve essere visibile.
Questo è un principio che dovremmo già conoscere perché è affine alle metodologie agili. 

Quando questa operazione viene fatta in casa si parte dai vestiti.
Tutti vengono tirati fuori dagli armadi e posti su letto in modo da poter vedere la montagna che si crea. Stessa cosa per le librerie; tutti i libri sul pavimento. 

Ci dobbiamo confrontare con il caos, dobbiamo “sporcarci le mani”. 
Fate in modo che gli item del backlog siano stampati su un supporto fisico.
Dovete poter giocare con le carte, valutare effettivamente quante sono e vederle dispiegate davanti a voi perché in un secondo momento dovranno essere organizzate. 

Quando mi sono trovata di fronte a 300 card e oltre ho capito di avere un problema…

Eliminare prima di riordinare

Da dove si parte? Prima viene il buttare!
Il riordino è un’operazione solo successiva. 

Questo è il momento in cui interveniamo sulla dimensione del backlog e il numero di item al suo interno per riportarli sotto controllo.
Qui vi stupirete di quanto si possono snellire i backlog.

Da cosa partiamo? Esistono indubbiamente in tutti i nostri backlog una serie di elementi che possono essere tranquillamente cestinati senza timore.
Vi porto qualche esempio… vi può capitare di trovare di tutto: item che nel frattempo sono chiusi perché sono stati lavorati insieme ad altri, attività che sono rimaste nel backlog ma che in realtà sono state portate a termine, duplicati, user stories che rimangono lì per mesi e mesi… si tratta evidentemente di item che hanno un valore inferiore rispetto tutto quello che viene lavorato quindi questo ci dà un’indicazione importante.
Il tempo di permanenza nel backlog è un criterio che dobbiamo sempre tenere presente.
E’ come un vestito che non viene più messo da anni, oltre una certa soglia si può buttare buttare senza pensieri.

Ma quali criteri adottare per fare questa radicale operazione di eliminazione?
Lo vediamo nella seconda parte di questo post!

Impact Mapping per la pianificazione strategica

Template di esempio di Impact Map

Di ritorno da un workshop di un giorno con Gojko Adzic ho deciso di raccogliere le idee e gli appunti sull’Impact Mapping, una tecnica di pianificazione strategica che mi sembra allo stesso tempo semplice e molto potente.

Che cos’è una Impact Map?

E’ una mappa mentale che rappresenta il percorso da uno specifico obiettivo di business alle azioni che consentono di raggiungerlo.
E’ una rappresentazione creata in maniera collaborativa dal business e dalla tecnologia ed ha il vantaggio di mostrare anche le assunzioni sottostanti.
Risponde a queste 4 domande fondamentali:

  • perché?
  • chi?
  • come?
  • cosa?

Perché stiamo facendo questo progetto?

Questa parte spiega qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere, aiuta a renderlo esplicito e patrimonio di conoscenza condivisa.
Spesso infatti gli obiettivi di business non sono esplicitamente dichiarati; a volte sono presenti solo nella mente degli stakeholder, a volte hanno una definizione troppo vaga.

Nell’immagine d’esempio l’obiettivo è uno: far crescere l’advertising mobile.

Priorità agli obiettivi, non alle funzionalità!

Se un progetto consente di raggiungere gli obiettivi di business è un successo anche se l’ambito è variato rispetto alla visione iniziale; viceversa se tutte le funzionalità individuate all’inizio vengono portate in produzione senza che l’obiettivo sia raggiunto il progetto è un fallimento.

Non dimentichiamo inoltre un consiglio sempre valido: formulare gli obiettivi in maniera smart (specifici, misurabili, orientati all’azione, realistici e collocati nel tempo).

Chi sono gli attori?

Chi sono i nostri utenti e come sono influenzati dal nostro prodotto?
Di chi vogliamo cambiare il comportamento?
L’Impact Map ci aiuta a focalizzare tutti coloro che influenzano le decisioni di prodotto, gli utenti e le varie tipologie di clienti.
Tiene conto degli attori primari (quelli per cui il prodotto soddisfa un bisogno), gli attori secondari (coloro che forniscono un servizio) e gli attori “fuori scena” che hanno un interesse ma non ricadono nelle due precedenti casistiche (i più rischiosi in termini di pianificazione perché prima o poi si risvegliano).

Nell’esempio riportato sono stati individuati 3 segmenti potenzialmente interessanti: i fan dotati di device mobili, gli organizzatori di concerti e infine agenti e promoter.

Come vogliamo modificare il comportamento degli attori?

Questo passo è il collegamento più importante tra l’obiettivo e il prodotto finale perché mette in relazione l’attore con l’obiettivo.
Definisce come vogliamo cambiare il comportamento degli attori.
Cosa vogliamo che inizino a fare, smettano di fare o facciano in maniera differente?
Gli impatti non sono funzionalità, sono appunto comportamenti.
Dobbiamo individuare quelli che sono più rilevanti per centrare l’obiettivo e – cosa importante – misurarli.

Meglio sottolinearlo: stiamo parlando di cambiamenti nel comportamento delle persone, non a livello dei sistemi!

E’ in relazione agli attori e agli impatti che andremo a definire le nostre priorità, non sulle feature.

Nell’immagine d’esempio sono stati riportati gli impatti che si vuole indurre nei fan: una maggiore frequenza di utilizzo del sito mobile, sessioni più lunghe ed una maggiore esposizione ai banner mobile.

Cosa?

Solo nell’ultimo passaggio parliamo di ambito e funzionalità, non prima.
Andremo a mappare i deliverable rispetto agli obiettivi di business.
L’Impact Map mette tutti i deliverable in relazione con gli impatti da produrre.
Mappare queste relazioni significa portare alla luce le assunzioni che abbiamo fatto.
Gojko sottolinea che questo è il livello meno importante della mappa. Non è necessario infatti che sia fatto tutto dall’inizio alla fine; i deliverable sono opzioni, mano a mano che verranno rilasciati saranno misurati gli impatti e si potrà decidere se proseguire nell’implementazione o dedicarsi ad altri obiettivi.

Ambito di applicazione

Le Impact Map possono essere applicate allo sviluppo di nuovi prodotti, all’evoluzione di prodotti esistenti e alla gestione della roadmap, purché ci sia accordo sul fatto che lo scopo finale è raggiungere l’obiettivo di business, non un set prestabilito di funzionalità.
Se un deliverable non produce cambiamenti pur funzionando correttamente è da considerarsi un fallimento.
L’Impact Map non si presta invece ad essere applicata in progetti di pura maintenance.

Quali vantaggi offre

La progettazione iterativa è spesso carente in termini di big picture.
L’Impact Map colma questa mancanza offrendo un contesto alla progettazione.

Ha il vantaggio di farci mantenere un focus forte e ci aiuta a prioritizzare, facilita la collaborazione e l’interazione oltre a rendere visibili le assunzioni.

E voi l’avete mai utilizzata? In quale contesto?

Se siete alla ricerca di informazioni pratiche la mia presentazione allo IAD 2019 e questo post su come organizzare una sessione di Impact Mapping potrebbero esservi d’aiuto.
Per gli amanti dei podcast parlo di Impact Mapping anche in questa intervista per AgileForItaly.