3 consigli per esercitare meglio la tua product ownership

Conoscete Robbin Schuurman? E’ un Agile Coach e Scrum Master Trainer di origini olandesi che ha alle spalle un’esperienza di Product Owner e prima ancora di Project Manager.
E’ anche un prolifico autore di articoli e post sul suo blog, su Medium e Scrum.org.
In questi giorni ascoltavo una puntata di Product Owner Podcast di cui è stato ospite per parlare delle responsabilità del PO e di come dire no.

Abbiamo già parlato in passato di questa responsabilità del PO.
Schuurman ribadisce che dire no è una delle cose più difficili che il product owner deve fare e allo stesso tempo uno dei modi più efficaci per creare valore.
Proprio così! Creare valore attraverso la negazione. Perché di 10 idee o richieste che arrivano sul nostro tavolo statisticamente una sola è veramente rilevante per le nostre personas primarie mentre le altre 9 – che magari sono comunque buone idee – non lo sono.
Quindi dire no alla maggior parte delle richieste ha la finalità di preservare il massimo valore del prodotto che state gestendo.

Speriamo di poter leggere presto qualche chicca nel prossimo libro di Schuurman in uscita “50 Shades of No”; nel frattempo lui ha suggerito 2 modi immediatamente spendibili per dire no e condiviso alcuni consigli per esercitare al meglio la product ownership che trovo pratiche e centrate. Ve le riassumo.

Dire no in modo gentile e perentorio

Sostiene il coach: “Dire no è difficile per moltissimi Product Owner. È difficile perché ci sono tantissime persone che chiedono o esigono determinate funzionalità. Massimizzare il valore è una tua responsabilità e lo fai mediante lo stakeholder management e dicendo no”.

Ecco due esempi efficaci per un NO “chiaro e tondo”:

  • non implementiamo la funzionalità X perché non è coerente con la product vision
    Questo è un no molto potente, ma presuppone che abbiate formulato una product vision e che sia stata anche condivisa con gli stakeholder
  • non lavoreremo sul requisito X perché non è di valore per i clienti e gli utenti
    Anche questa affermazione è perentoria e contiene a sua volta un presupposto: che abbiate preso il tempo di validare con questi interlocutori cosa sia realmente di valore.

In sostanza il presupposto per poter dire no con credibilità è fare bene l’attività di stakeholder management. Attendiamo “50 Shades of No” per prendere altri spunti…

Non tutti gli stakeholder sono ugualmente importanti

“Chi sono i tuoi stakeholder e con chi spendi il tuo tempo?” ci chiede Chris.
Nella sua esperienza ha incontrato molti product owner che trascorrono tanto tempo a gestire gli stakeholder (e questa di per sé è una cosa positiva!) senza tuttavia fare dei distinguo in termini di importanza o dedicando troppa energia a quelli meno importanti.
Gli stakeholder meno importanti sono solitamente quelli con poco potere e poco interesse per il prodotto finale; gruppi di persone che dovrebbero essere tenuti d’occhio saltuariamente.

“Nelle pratiche quotidiane molti PO sembrano dare ugualmente importanza a tutti. Mi dispiace… questo non è vero! Non tutte le parti interessate sono ugualmente importanti! Alcuni hanno un alto interesse per il prodotto, altri un interesse basso… alcuni hanno molto potere, altri no… alcuni collaborano con voi nella creazione, altri sono solo interessati all’impatto che il vostro prodotto avrà sul loro dipartimento e sulle persone”.

E’ fondamentale secondo il coach essere ben consapevoli di quali sono gli stakeholder più importanti e meno importanti. Robbin Schuurman ci suggerisce di creare una mappa degli stakeholder così da organizzare il nostro tempo con le parti interessate in modo più efficace, efficiente e intelligente (è un tema che abbiamo toccato in relazione agli stakeholder).

Esercitati ad agire da owner

Non è inusuale all’inizio della carriera come PO trovarsi in situazioni in cui non si ha alcun mandato, alcun potere decisionale o alcuna libertà. E’ capitato a tutti noi e in breve tempo abbiamo realizzato che dovevamo rimboccarci le maniche.
Non è la Scrum Guide o qualche guru dell’Agile a venirci in aiuto quando si tratta di guadagnare autorevolezza sul campo di gioco.

Quello che potete cominciare a fare (in qualsiasi momento) è comportavi da “owner”, da proprietari del prodotto.
Non avete bisogno di chiedere il permesso di sviluppare una nuova funzionalità o dedicare del tempo alla risoluzione di bug o alla riduzione del debito tecnico. Schuurman ci incita a comportarci da proprietari e non da proxy.

“Devi smettere di fare lo scriba e iniziare a comportarti da owner! Il modo in cui ti presenti agli stakeholder, il modo in cui presenti il tuo prodotto e il modo in cui agisci (parli, ti comporti, ti presenti, ecc.) determinano il mandato che ottieni! Se inizi ad agire come un vero product owner, ad assumerti la responsabilità, a formulare un piano dimostrando che ti prendi cura del prodotto e del tuo team, questo ti aiuterà ad aumentare il tuo mandato”.

Questo è un punto cardine sottolineato dall’autore: tra le responsabilità del PO c’è creare un piano, costruire il prodotto e renderlo di successo (in questo ordine!). Se non ti sei preso il tempo di elaborare un tuo piano qualcun altro te ne affibbierà uno. Del resto la delivery ha bisogno di una tabella di marcia, una previsione, una guida per un arco di tempo che va dai 3 ai 6 mesi, senza che diventi “il santo graal” né tantomeno sia scolpito nella pietra.
Piano e vision devono precedere la creazione del product backlog.

Smetti di fare il piccione viaggiatore…

Schuurman riporta la sua esperienza di coaching: “Quello che vediamo fare abbastanza spesso dai Product Owner è che iniziano a fungere da proxy, un gateway, l’unico punto di ingresso, verso il team di sviluppo.
Il team non sono autorizzati a parlare con gli stakeholder, i clienti e gli utenti; tutte le comunicazioni in questi team passano attraverso il Product Owner
”.

Esercitare il controllo non significa fare da tramite tra gli stakeholder e il team.
Questa mala pratica ha un costo enorme in termini di tempo per il PO oltre a rivelarsi inefficace e diseducativa per lo Scrum team.

Un product owner consapevole del proprio ruolo supporta il più possibile la comunicazione diretta tra stakeholder, clienti, utenti, business, sales e sviluppo.
In questo modo il team recepisce direttamente i feedback sul prodotto, acquisisce comprensione degli utenti e del business.
Per quanto il mandato del PO sia ampio e versatile non c’è bisogno di affrontare tutti i problemi da solo; si può fare leva sulla squadra nel momento in cui ha compreso la visione di prodotto, la direzione in cui vuoi andare e quali sono i prossimi passi da compiere.

Tra i valori agili ci sono l’autonomia e il coraggio: non dimentichiamo di lasciare spazio al team per esercitarli! Una volta che il PO ha condiviso la vision di prodotto e ha fornito un obiettivo chiaro per lo sprint , lascia che gli sviluppatori si organizzino a riguardo e che prendano tutti i contatti che servono per costruire al meglio le funzionalità richieste, compresa la comunicazione diretta con gli stakeholder.
E se proprio qualcosa va storto, c’è la Sprint Retrospective con il team per scoprire cosa non ha funzionato e come migliorare in futuro.

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